MATERI KEARSIPAN

Diterbitkan Oleh: Anis Watul Maghfiroh
Sabtu, 17 November 2012 Komentar: 1 comment

PERALATAN TATA CARA DAN PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP

clip_image001


A. PERALATAN PENYIMPANAN ARSIP

1. Map Arsip/ Folder
Adalah lipatan kertas/ plastik tebal untuk menyimpanan arsip. Macam-macam map arsip/ folder meliputi :
a. Stofmap folio (map berdaun)
b. Snelhechter (map berpenjepit)
c. Brief Ordner (map besar berpenjepit)
d. Portapel (map bertali)
e. Hanging Folder (map gantung)

2. Sekat Petunjuk/ Guide
Adalah alat yang terbuat dari karton/ plastik tebal yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder.


3. Almari Arsip/ Filing Cabinet
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk lemari yang terbuat dari kayu, alumunium atau besi baja tahan karat/api.

4. Rak Arsip
Adalah alamari tanpa daun pintu atau dinding pembatas untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan dalam ordner atau kotak arsip.

5. Kotak/ Almari Kartu/ Card Cabinet
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu kendali, kartu indeks dan kartu-kartu lain yang penyimpanannya tidak boleh sembarangan agar mudah untuk ditemukan kembali.

6. Berkas Peringatan/ Tickler File
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip/ kartu-kartu yang memiliki tanggal jatuh tempo.



7. Kotak Arsip/ File Box
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan ke dalam folder/ map arsip.

8. Rak Sortir
Adalah alat yang digunakan untuk memisah-misahkan surat yang diterima, diproses, dikirimkan atau untuk menggolong-golongkan arsip sebelum disimpan


B. TATA CARA PENYIMPANAN ARSIP

1. Horizontal Filing (Flat Filing)
Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam stofmap atau snelhechter kemudian ditumpuk ke atas dalam alamari arsip (disusun secara mendatar/ horizontal dari bawah ke atas).

2. Vertikal Filing
Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam folder/ map arsip kemudian diletakkan berdiri/ tegak memanjang (sisi panjang arsip sejajar dengan lipatan folder/ map) dan disusun berurutan dari depan ke belakang.

3. Lateral Filling
Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam snelhechter atau brief ordner kemudian diletakkan berdiri dengan punggung di depan.


C. PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP

1. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan ( meneliti tanda pelepas surat/ release mark ).
Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi dep. (deponeren) yang menunjukkan perintah untuk menyimpanan surat.

2. Mengindeks atau memberi kode surat tersebut.
Indeks/ kode surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat.

3. Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan surat.Kegiatan menyortir/ memisah-misahkan surat sebelum disimpan biasanya dilakukan dengan menggunakan rak/ kotak sortir.

4. Menyimpan surat ke dalam map (folder).
Penyimpanan surat ke dalam map/ folder dapat menggunakan stofmap folio, snelhechter, brief ordner, portapel ataui folder gantung kemudian dimasukkan ke dalam almari arsip/ filing cabinet atau alat penyimpanan arsip yang lain.

5. Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang dipergunakan.


Penyimpanan arsip dapat menggunakan sistem penyimpanan arsip sebagai berikut :
a. Sistem Abjad (Alphabetic Filing System)
b. Sistem Tanggal (Chronological Filing System)
c. Sistem Nomor (Numeric Filing System)
d. Sistem Wilayah (Geographic Filing System )
e. Sistem Subyek/ Pokok Masalah (Subject Filing System)


Kearsipan Sistem Abjad (alphabetic filing system)

clip_image003

Pengertian Kearsipan Sistem Abjad

Adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad.
Contoh: Kearsipan Sistem Abjad.

 

clip_image004
      Karton penyekat abjad         Map ordner sistem abjad

Dalam penyusunannya setiap map (folder) menunjukkan nama korespondennya serta disusun berdasarkan abjad sesuai dengan warkat yang ada.

Sistem abjad ini merupakan sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menentukan dokumen, dimana petugas bisa langsung ke file penyimpanan dan melihat huruf abjad, tanpa melalui alat bantu seperti indeks yang disebut juga dengan sistem arsip langsung (direct filing system)

Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip karena:

  1. Dokumen sering dicari dan diminta melalui nama.
  2. Petugas menginginkan agar dokumen dari nama yang sama.
  3. Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak.
  4. Nama lebih mudah diingat oleh siapapun.

ISTILAH-ISTILAH DALAM SISTEM ABJAD :

  1. Kode
    Adalah tanda atau simbol yang dibubuhkan pada lembaran warkat. Kode ditulis dengan pensil pada lembaran warkat sebagai pedoman penyimpanan.
  2. Indeks
    Suatu daftar atau tabel yang dipergunakan dalam pekerjaan kearsipan.
  3. Mengindeks
    Kegiatan membagi nama/judul atas beberapa unit.
  4. Unit
    Bagian terkecil dari suatu nama/judul.
  5. Kode Arsip
    Diambil dari abjad pertama dari unit pertama.

Peraturan Mengindeks

Dalam sistem abjad, biasanya yang di indeks dan diberi kode adalah nama orang, perusahaan, instansi pemerintah serta organisasi/perhimpunan.

Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Nama Orang, dibedakan atas:

  1. Peraturan mengindeks nama orang Indonesia

a.1.

Nama Tunggal, yaitu nama yang terdiri dari satu kata diindeks sebagai mana nama itu ditulis.
Contoh:

 

clip_image005

a.2.

Nama Ganda, adalah nama yang terdiri dari lebih satu kata diindeks berdasarkan nama akhir.
Contoh:

 

clip_image006

a.3.

Nama keluarga, suku dan marga.
Nama orang yang diikuti nama keluarga (Jawa), atau nama suku/marga/kaum (Minang, Batak, dll) diindeks berdasarkan nama keluarga, suku, marga, dll
Contoh:

 

clip_image008

a.4.

Nama yang memakai singkatan di depan atau di belakang
Contoh:

 

clip_image009

a.5.

Nama yang memakai gelar kebangsawanan, keagamaan, kesarjanaan dan kepangkatan.
Contoh:

 

clip_image010

a.6.

Nama orang Indonesia dengan urutan  kelahiran (orang Bali) diutamakan nama diri, diikuti urutan kelahiran dan gelar kalau ada.
Contoh:

 

clip_image011

a.7.

Nama yang didahului nama Baptis, maka yang diindeks adalah nama aslinya.
Contoh:

 

clip_image012

a.8.

Nama wanita yang diikuti nama suami, keluarga suami,atau nama orang tuanya termasuk nama yang memakai tanda hubung diutamakan nama suami, keluarga suami atau nama keluarganya.

 

clip_image013

a.9.

Nama yang memakai kata bin, binti, dan al. Diindeks menjadi satu nama dalam satu unit.
Contoh:

 

clip_image014

a.10.

Nama orang yang masih memakai ejaan lama, diindeks berdasarkan nama dalam ejaan tersebut dan diberi Lembar penunjuk silang untuk melihat nama dalam ejaan baru
Contoh:

 

clip_image015

 

  1. Peraturan mengindeks nama orang asing, yang dibedakan atas :

b.1.

Nama orang Barat, Jepang, India, Korea dan sejenisnya, diindeks berdasarkan nama keluarga dan biasanya terdapat setelah nama asli.
Contoh:

 

clip_image016

b.2.

Nama orang Eropa yang memakai tanda penghubung, diindeks sebagai satu kata.
Contoh:

 

clip_image017

b.3.

Nama ketiga (surname) orang barat yang diikuti dengan Prefiks (awalan) Seperti : A, D, Del, Dela, Des, L, Le, Mc, St, Fitzs, dll.
Contoh:

 

clip_image018

b.4.

Nama orang Cina dan Korea. Diindeks tetap nama keluarga, karena nama keluarga berada di depan nama
Contoh:

 

clip_image019

Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Nama Perusahaan

  1. Nama perusahaan pada umumnya
    Nama perusahaan, toko, kantor, yang diutamakan adalah nama yang dipentingkan baru diikuti jenis badan hukum atau kegiatannya.
    Contoh :

    clip_image020
  2. Nama Bank atau Perusahaan yang disingkat
    Harus diperpanjang kemudian diindeks sesuai nama.
    Contoh :


clip_image021


  1. Nama perusahaan yang terdiri dari angka dan nama perusahaan yang menggunakan huruf, dan yang memakai tanda penghubung.
    Contoh :
    clip_image022
  2. Nama badan usaha yang bergerak dibdang pendidikan
    Contoh :

    clip_image023

Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Instansi Pemerintah

  1. Nama Instansi/Lembaga Pemerintah
    Yang diindeks adalah nama pokok dari instansinya, sifat organisasinya ditempatkan dalam kurung, tapi bila sifat organisasi diiringi nama tunggal, maka sifat organisasi ikut diindeks mengutamakan nama pokok organisasi.
    Contoh :

    clip_image024
  2. Nama Instansi Negara Asing
    Diindeks unit politik negara yang bersangkutan.
    Contoh :

    clip_image025

Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Nama Organisasi dan Perhimpunan

Diindeks  kata pengenal terpenting dari nama itu dan sifat organisasi ditempatkan pada  unit terakhir.
Contoh :

clip_image026


Merancang Daftar Klasifikasi

Dalam merancang klasifikasi abjad nama-nama dikelompokkan atas 4 kelompok, yaitu:

  1. Nama Perorangan
  2. Nama Perusahaan
  3. Instansi Pemerintah
  4. Nama Organisasi dan Perhimpunan

Setelah nama diindeks kemudian surat-surat diklasifikasikan berdasarkan abjad mulai dari A sampai Z, tapi bila terdapat sejumlah nama yang sama maka penyusunan dilakukan berdasarkan huruf kedua, ketiga dan seterusnya.

Contoh :

A, B, C,…………………………………Z

Aa, Ab, Ac, ……………………………Az

Aba, Abb, Abc, ………………………Abz

Aca, Acb, Acc, …………………………Acz

Bila nama-nama telah diindeks itu disusun  dan dikelompokkan berdasarkan abjad, maka nama-nama tersebut dapat diurut sbb :

Aan,Jamaan

Baenulhaq

Carli

Dahrul

Abas,Abdul

Bainulhakim

Carlianis

Darman,Iskandar

Abbas,Yasir

Badrianus 

Channe

Dasman,Yusar

Abdul,Yadi  

Badri,Mutia

Cherry,Retno

Dirman,Asri

 


Jenis Perlengkapan Sistem Abjad

Jenis-jenis peralatan kearsipan sistem abjad adalah :

  1. Filling Cabinet

    clip_image027

 

  1. Guide

    clip_image028

 

  1. Map Folder

    clip_image030

 

  1. Kotak Sortir

    clip_image031

 

  1. Kartu Indeks

    clip_image032

Prosedur Penyimpanan Arsip

Langkah-langkah/prosedur penyimpanan arsip:

  1. Pengumpulan Surat
    Surat-surat yang berasal dari berbagai unit organisasi dikumpulkan pada bagian kearsipan.
  2. Memeriksa
    Petugas memeriksa apakah surat memang sudah benar-benar akan disimpan, dengan melihat adanya tanda “perintah simpan” (release mark) yang diterapkan oleh atasan di atas surat bersangkutan. Atau petugas memang yakin bahwa surat sudah selesai diproses dan boleh disimpan.


    clip_image033
  3. Mengindeks
    Memilih nama yang akan dipakai sebagai identitas penyimpanan dan kemudian menguraikannya menjadi unit-unit untuk keperluan mengabjad.
    Untuk surat masuk, yang dapat diindeks adalah nama pengiriman atau nama penanda tangan surat.

    Contoh:
    Nama Badan Pengirim adalah PT Waringin, dan penandatangannya adalah Sukoco Katim, SH. Biasanya yang dipilih sebagai indeksnya adalah Nama Badan, karena cendrung tidak berubah dibanding dengan nama penandatangan surat, kecuali surat perorangan.

    Cara Mengindeks:
    PT.Waringin Indeks Waringin PT
    Surat ini akan disimpan pada abjad W dan label mapnya adalah W.
  4. Memberi Kode
    clip_image034Pada langkah ini nama atau kata tangkap yang sudah diindeks sebagai unit-unit diberi tanda. Misalnya, lingkaran dengan warna merah dan angka 1 untuk unit 1,angka 2 untuk unit 2 dan angka 3 unit 3 dan seterusnya.

    Dengan adanya tanda ini petugas dapat menempatkan surat di dalam map yang sudah ada, atau membuatkan map individu baru bila surat-suratnya baru dipindahkan dari map campuran karena jumlah suratnya sudah lebih dari 5 pucuk.

    Dengan adanya tanda/kode juga memudahkan petugas mengembalikan surat ke dalam laci, bila surat keluar karena dipinjam.
  5. Menyortir
    Adalah mengelompokkan surat kedalam kelompok abjad masing masing, agar memudahkan petugas mengerjakan langkah terakhir yaitu menyimpan. Sortir ini penting untuk surat-surat yang banyak, kalau suratnya sedikit (tidak lebih dari 25 pucuk) tidak perlu dilakukan sortir. Dengan adanya sortir, petugas didalam menyimpan surat tidak perlu pulang-balik dari meja ke almari arsip, tapi dapat menyimpannya perkelompok abjad.

 

  1. Menempatkan
    Pekerjaan ini harus dilakukan dengan hati hati. Kalau tejadi kekeliruan menempatkan surat pada map yang bukan seharusnya maka surat tersebut dapat disebut hilang. Bila volume surat yang disimpan cukup banyak, maka pencarian kembali akan sukar dilakukan.

 

  1. Pemeliharaan, perawatan, penyiangan dan pemusnahan menurut peraturan yang berlaku.

Prosedur Penemuan Kembali (Finding)

 

clip_image035

Jika ada pihak lain yang meminta/meminjam arsip yang disimpan, maka petugas arsip menempuh langkah-langkah sebagai berikut:

  1. Menanyakan jenis arsip yang akan dipinjam.
  2. Menentukan kode berdasarkan nama yang telah di indeks.
  3. Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan bon pinjaman (out slip) bila yang dipinjam 1 lembar arsip. Jika yang dipinjam 1 folder harus dibuat out foldernya.

    Contoh surat out slip:


    clip_image036

Cara penyimpanan dan penemuan kembali arsip dalam lemari arsip sistem abjad.
Misalnya:
Surat diterima dari langganan Sukri Ahmad, diindeks menjadi Ahmad,Sukri
Setelah diindeks kodenya adalah A atau Ah , maka surat di simpan di dalam laci A-Z, di belakang guide A, di dalam folder A.

Jika kodenya dibuat Ah, maka surat dapat  disimpan di dalam laci ABC, di belakang guide A, di dalam folder Ah .
Atau di dalam laci A, di belakang guide A, di dalam folder Ah bagi yang membuat laci-laci sebanyak abjad. Begitu juga dalam penemuan kembali arsip.

  1. Menyerahkan arsip kepada peminjam
    Arsip yang diinginkan diberikan kepada peminjam.

 

 


Posting ini telah dilihat sebanyak (kali)

Kelompok:


Tinggalkan Komentar

1 komentar:

handrina marlian mengatakan...
9 September 2014 20.17

mbk ada gk cntoh prangkat pembelajaran materi kearsipan kelas X ?

جزاكم الله خير الجزاء

Selamat Membaca Materi dan Tugas Kuliah Saya semoga bermanfaat untuk semuanya Amin..............................